Integraatio ei ole pelkästään IT-projekti, jos integraatioprojektia käsitellään tällaisena – se epäonnistuu. Tyypillinen lähtötilanne integraatioprojektissa on se, että yrityksellä on olemassa useita erilaisia ja eri ikäisiä järjestelmiä ja nämä järjestelmät ovat eri liiketoimintayksiköiden käytössä. Harvoin ollaan tilanteessa, jossa yritys pystyisi hoitamaan kaikki toimintonsa yhdessä järjestelmässä. Tilanne aiheuttaa ylimääräistä manuaalista työtä, kankeita prosesseja, virheellistä dataa, you name it.
Kun data sijaitsee useissa järjestelmissä myös kokonaiskuvan luominen asiakastiedosta on vaikeaa. Kuitenkin yrityksen kilpailukyvyn yksi tärkeimmistä tekijöistä on eittämättä asiakaskokemus. Tehottomuus ja uusiutumattomuus taas ovat yrityksille varmoja kuoliniskuja. Integraatioissa ei siis ole kysymys pelkästään järjestelmien liittämisestä toisiinsa, vaan liiketoimintaprosessien automatisoinnista sekä uuden liiketoiminnan kehittämisestä.
Taustalla toimivien järjestelmien keskinäinen tiedonsiirto on arjen keskellä avainasemassa prosessien sujuvuuden kannalta, mutta myös yrityksen kehityksen mahdollistamisessa. Nykyisessä digitalisoituneessa yhteiskunnassa datalla on aina vain suurempi rooli. Jos yrityksen data sijaitsee useissa eri ohjelmistoissa ja järjestelmissä, syntyy datasiiloja, joiden vuoksi tiedon käsittely sekä hyödyntäminen vaikeutuu.
Digitalisaatio vaatii jatkuvaa uudistumista niin toimintatapojen kuin osaamisen kehittämisen suhteen. Kilpailuetua voidaan luoda ohjelmistokehityksen avulla esimerkiksi yrityksen liikeidean, toimintojen tai arkipäiväisten työtehtävien tehokkaalla digitalisoinnilla tai etu voidaan löytää poikkeuksellisen asiakaskokemuksen luomisesta. Kasvu, kannattavuus ja kilpailukyky ovat liiketoiminnan keskeisiä tavoitteita ja näistä huolehtiminen vaatii digitalisaation myötä yrityksiltä ennennäkemätöntä nopeutta ja ketteryyttä. Integraatioiden tehtävä on ensisijaisesti edistää yrityksien digitalisaatiota ja luoda sekä kilpailukykyä että -etua.
Tyypillisessä tilanteessa jossa yrityksen tarvitsemat tiedot sijaitsevat useissa ohjelmistoissa ja järjestelmissä, integraatioiden avulla tietoja voidaan siirtää järjestelmästä toiseen tai tuoda helpommin käyttäjien saataville. Myös datan hyödyntäminen liiketoiminta-analyysejä varten helpottuu.
Lue kuinka toteuttamamme HubSpot & Docue -integraatio vauhdittaa Auntien myyntisopimusten laadintaa ja hallintaa!
Hutiloimalla integraatioprojektin kohtalo sinetöidään jo alkuvaiheessa. Ilman kunnollista määrittelyä, suunnittelua ja ohjelmistoon toteutettavien osasten ja toiminnallisuuksien sekä vaatimusten priorisointia – jokainen ohjelmistoprojekti on tuomittu epäonnistumaan. Toki silloinkin jos tässä onnistutaan voi projekti epäonnistua myöhemmin muista syistä.
Integraatioprojekteissa alun suunnittelutöiden merkitys korostuu vielä entisestään, sillä projektia lähdetään toteuttamaan olemassa olevaan informaatioteknologiaympäristöön, jossa sidosryhmien tarpeet voivat poiketa toisistaan hyvinkin paljon. Integraatioprojektissa on kuitenkin aina kyse liiketoimintaprosessien muovaamisesta, joten projektin omistajuus on oltava sillä, kenellä on myös liiketoimintaymmärrys. Ensin toteutetaan siis määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.
Projektin omistajan tulee myös pitää huolta, että kaikkien sidosryhmien tarpeet tulevat kuulluksi, sillä integraatioprojekteissa riskit liittyvät vahvasti sidosryhmien määrään. Koska sidosryhmiä erilaisilla tarpeilla on useita, on projektissa kiinnitettävä erityistä huomiota kaikkien osallistamiseen. Muuten riskinä on olla lopussa tilanteessa, jossa käsissä on toimimaton integraatio, joka ei palvele kaikkien sidosryhmien tarpeita ja jopa lisää manuaalista työtä.
Useimmiten integroitavat järjestelmät on maksu-, lasku tai CRM-rajapintoja. Suositut järjestelmät tarjoavat myös usein valmiita kirjastoja, joiden avulla integraation tekeminen on helpompaa. Jotta integraation toteuttaminen olisi mahdollista, tulee integroitavassa järjestelmässä olla jonkinlainen rajapinta (esim. REST API tai XML), jonka kautta dataa liikutetaan järjestelmien välillä. Lisäksi on tärkeä tietää jo suunnitteluvaiheessa mihin suuntaan datan tulee liikkua (vienti/tuonti/molempiin suuntiin).
Integraatioprojekteissa hyödynnetään näitä valmiita rajapintoja, tai tarvittaessa rakennetaan puuttuvat rajapinnat, joiden avulla dataa voidaan siirtää turvallisesti ja luotettavasti järjestelmien välillä. Integraatioissa kannattaa hyödyntää markkinoiden parhaita alakohtaisia järjestelmiä ja ulkoistaa yrityksen toimintoja soveltuvin osin. Esimerkiksi jokaisen toimijan ei ole järkevää teettää omaa ohjelmistoa työajanseurantaan tai laskutukseen, vaan ennemmin kannattaa hyödyntää valmiita tuotteita ja systeemi-integraatioita.
Asiakkaanamme sinulla ei tarvitse olla lähtötilanteessa kaikkea mahdollista tietoa, sillä Hurjalla me autamme sinua myös selvitystyössä. Toki mitä tarkemmat lähtötiedot löytyvät, sen tehokkaammin projekti saadaan liikkeelle. Jos mahdollista, kannattaa etukäteen ainakin selvittää löytyykö integroitavissa järjestelmistä valmiita rajapintoja. Kannattaa myös pohtia miten kriittinen ja tärkeä integraatio on, jotta integraatio maksaa itsensä takaisin tulevaisuudessa.
Käyttämiämme teknologioita ovat mm. REST, GraphQL, WSDL/SOAP ja SFTP.
Hinta alkaen 3 000 € + alv.
Kuten alussa totesimme, integraatio ei ole pelkästään IT-projekti. Projektissa onnistuminen tai epäonnistuminen ei ole yleensä kiinni teknologiasta, vaan tarpeiden määrittelyssä onnistumisesta. Onnistumisen edellytys on siis, että ensin toteutetaan määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.
Helpottaisiko integraatio yrityksesi arkea? Ota yhteyttä, jutellaan lisää!
Lataa ostajan opas
