Ohjelmiston integraatio – miksi integroida ja kuinka onnistua?

12.10.2022 11:15

Integraatio ei ole pelkästään IT-projekti, jos integraatioprojektia käsitellään tällaisena – se epäonnistuu. Tyypillinen lähtötilanne integraatioprojektissa on se, että yrityksellä on olemassa useita erilaisia ja eri ikäisiä järjestelmiä ja nämä järjestelmät ovat eri liiketoimintayksiköiden käytössä. Harvoin ollaan tilanteessa, jossa yritys pystyisi hoitamaan kaikki toimintonsa yhdessä järjestelmässä. Tilanne aiheuttaa ylimääräistä manuaalista työtä, kankeita prosesseja, virheellistä dataa, you name it.

Kun data sijaitsee useissa järjestelmissä myös kokonaiskuvan luominen asiakastiedosta on vaikeaa. Kuitenkin yrityksen kilpailukyvyn yksi tärkeimmistä tekijöistä on eittämättä asiakaskokemus. Tehottomuus ja uusiutumattomuus taas ovat yrityksille varmoja kuoliniskuja. Integraatioissa ei siis ole kysymys pelkästään järjestelmien liittämisestä toisiinsa, vaan liiketoimintaprosessien automatisoinnista sekä uuden liiketoiminnan kehittämisestä.

Nyky-yhteiskunnassa ajantasainen tieto on avainasemassa

Taustalla toimivien järjestelmien keskinäinen tiedonsiirto on arjen keskellä avainasemassa prosessien sujuvuuden kannalta, mutta myös yrityksen kehityksen mahdollistamisessa. Nykyisessä digitalisoituneessa yhteiskunnassa datalla on aina vain suurempi rooli. Jos yrityksen data sijaitsee useissa eri ohjelmistoissa ja järjestelmissä, syntyy datasiiloja, joiden vuoksi tiedon käsittely sekä hyödyntäminen vaikeutuu.

Digitalisaatio vaatii jatkuvaa uudistumista niin toimintatapojen kuin osaamisen kehittämisen suhteen. Kilpailuetua voidaan luoda ohjelmistokehityksen avulla esimerkiksi yrityksen liikeidean, toimintojen tai arkipäiväisten työtehtävien tehokkaalla digitalisoinnilla tai etu voidaan löytää poikkeuksellisen asiakaskokemuksen luomisesta. Kasvu, kannattavuus ja kilpailukyky ovat liiketoiminnan keskeisiä tavoitteita ja näistä huolehtiminen vaatii digitalisaation myötä yrityksiltä ennennäkemätöntä nopeutta ja ketteryyttä. Integraatioiden tehtävä on ensisijaisesti edistää yrityksien digitalisaatiota ja luoda sekä kilpailukykyä että -etua.

Integraatioiden hyödyt yrityksille

Tyypillisessä tilanteessa jossa yrityksen tarvitsemat tiedot sijaitsevat useissa ohjelmistoissa ja järjestelmissä, integraatioiden avulla tietoja voidaan siirtää järjestelmästä toiseen tai tuoda helpommin käyttäjien saataville. Myös datan hyödyntäminen liiketoiminta-analyysejä varten helpottuu.

Automatisointi vähentää manuaalista työtä ja virheet vähenevät

  • Järjestelmien välisten integraatioiden avulla säästetään kustannuksia ja vähennetään toistuvia manuaalisia työtehtäviä.
  • Virheiden määrä vähenee tiedon kulkiessa automaattisesti eri järjestelmien välillä.
  • Tuttu esimerkki automatisoinnista on verkkokauppaintegraatio, jossa tiedonsiirron automatisointi tehdään verkkokauppojen varastonhallinta- ja laskutusjärjestelmien välillä.

Lisää tietoa liiketoiminnan kehittämisen tueksi

  • Saumattomasti liikkuva data auttaa myös esimerkiksi asiakaskokemuksen ja liiketoiminnan kehittämisessä, koska eri järjestelmissä sijaitsevaa tietoa voidaan yhdistellä ja hyödyntää vapaammin.
  • Tällöin myös liiketoiminnan onnistumisen mittaaminen on helpompaa ja mittareiden perusteella voidaan kehittää niin asiakaskokemusta kuin toimintatapoja helpommin.

Sama tieto käytettävissä läpi organisaation

  • Hyvinkin tyypillistä on, että esimerkiksi markkinointi ja myynti operoivat eri järjestelmissä ja näin asiakasdata ei välttämättä ole molempien osastojen käytettävissä. Koska dataa on monissa järjestelmissä, on työskentely tehotonta ja tarkkaa kokonaiskuvaa asiakastiedosta on mahdotonta luoda.
  • CRM-integraatio markkinoinnin automaatiojärjestelmään tuo asiakasdatan myynnin käytettäväksi ja mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen tarjoamisen.

Asiakasymmärryksen lisääntyminen

  • Paremmin hyödynnettävissä oleva data lisää asiakasymmärrystä, kun pystytään luomaan 360-näkymä asiakaspolusta. Kun tieto kaikista kohtaamispisteistä esim. markkinointisisältöjen kanssa saadaan myynnin hyödynnettäväksi (mistä kanavasta liidi on tullut, uutiskirjeeseen reagoinnit, millä sivuilla henkilö on vieraillut ja niin edelleen) puretaan datasiilo markkinoinnin ja myynnin väliltä.

Lisääntyvä tietoturva

  • Hyvin toteutetun integraation avulla tietoturva lisääntyy, kun dataa ei syötetä manuaalisesti järjestelmiin.

Integraatioprojektin riskit

Hutiloimalla integraatioprojektin kohtalo sinetöidään jo alkuvaiheessa. Ilman kunnollista määrittelyä, suunnittelua ja ohjelmistoon toteutettavien osasten ja toiminnallisuuksien sekä vaatimusten priorisointia – jokainen ohjelmistoprojekti on tuomittu epäonnistumaan. Toki silloinkin jos tässä onnistutaan voi projekti epäonnistua myöhemmin muista syistä.

Integraatioprojekteissa alun suunnittelutöiden merkitys korostuu vielä entisestään, sillä projektia lähdetään toteuttamaan olemassa olevaan informaatioteknologiaympäristöön, jossa sidosryhmien tarpeet voivat poiketa toisistaan hyvinkin paljon. Integraatioprojektissa on kuitenkin aina kyse liiketoimintaprosessien muovaamisesta, joten projektin omistajuus on oltava sillä, kenellä on myös liiketoimintaymmärrys. Ensin toteutetaan siis määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.

Projektin omistajan tulee myös pitää huolta, että kaikkien sidosryhmien tarpeet tulevat kuulluksi, sillä integraatioprojekteissa riskit liittyvät vahvasti sidosryhmien määrään. Koska sidosryhmiä erilaisilla tarpeilla on useita, on projektissa kiinnitettävä erityistä huomiota kaikkien osallistamiseen. Muuten riskinä on olla lopussa tilanteessa, jossa käsissä on toimimaton integraatio, joka ei palvele kaikkien sidosryhmien tarpeita ja jopa lisää manuaalista työtä.

Mitä voi ja kannattaa integroida?

Useimmiten integroitavat järjestelmät on maksu-, lasku tai CRM-rajapintoja.
Suositut järjestelmät tarjoavat myös usein valmiita kirjastoja, joiden avulla integraation tekeminen on helpompaa. Jotta integraation toteuttaminen olisi mahdollista, tulee integroitavassa järjestelmässä olla jonkinlainen rajapinta (esim. REST API tai XML), jonka kautta dataa liikutetaan järjestelmien välillä. Lisäksi on tärkeä tietää jo suunnitteluvaiheessa mihin suuntaan datan tulee liikkua (vienti/tuonti/molempiin suuntiin).

Integraatioprojekteissa hyödynnetään näitä valmiita rajapintoja, tai tarvittaessa rakennetaan puuttuvat rajapinnat, joiden avulla dataa voidaan siirtää turvallisesti ja luotettavasti järjestelmien välillä. Integraatioissa kannattaa hyödyntää markkinoiden parhaita alakohtaisia järjestelmiä ja ulkoistaa yrityksen toimintoja soveltuvin osin. Esimerkiksi jokaisen toimijan ei ole järkevää teettää omaa ohjelmistoa työajanseurantaan tai laskutukseen, vaan ennemmin kannattaa hyödyntää valmiita tuotteita ja systeemi-integraatioita.

Asiakkaanamme sinulla ei tarvitse olla lähtötilanteessa kaikkea mahdollista tietoa, sillä Hurjalla me autamme sinua myös selvitystyössä. Toki mitä tarkemmat lähtötiedot löytyvät, sen tehokkaammin projekti saadaan liikkeelle. Jos mahdollista, kannattaa etukäteen ainakin selvittää löytyykö integroitavissa järjestelmistä valmiita rajapintoja. Kannattaa myös pohtia miten kriittinen ja tärkeä integraatio on, jotta integraatio maksaa itsensä takaisin tulevaisuudessa.

Olemme toteuttaneet vuosien varrella Hurjalla monenlaisia integraatiokohteita:

  • Julkaisujärjestelmät, esim. WordPress / Drupal
  • Sähköpostimarkkinoinnin työkalut, esim. MailChimp
  • Eri CRM-ratkaisut
  • SMS-gatewayt
  • Eri maksuvälittäjät, esim. Checkout/Paytrail, Nets-maksurajapinnat (korttimaksut)
  • Tunnistautumisjärjestelmät
  • Verohallinnon järjestelmät
  • Traficomin järjestelmät
  • Taloushallinnon järjestelmät, esim. Procountor, Netvisor, Fennoa, Ropo24, Talenom, Fennoa
  • Verkkokauppojen varastonhallinta- ja laskutusjärjestelmät
  • Viestintä- ja yhteistyöalustat, esim. Microsoft Teams
  • Googlen rajapinnat
  • Nettix-rajapinnat
  • Datan prosessointi-integraatiot, esim. tekstitysten poltto videokuvaan, video/ääni tiedostojen prosessointi toiseen muotoon
  • Sähköiset oppimisympäristöt, esim. Google Classroom, itslearning
  • Muita integraatioprojekteissamme käytettyjä datalähteitä: FMI-rajapinnat, Fingrid Datahub, Jamix, Konefutur, Betsson, TorneoPal, Tampuuri

Käyttämiämme teknologioita ovat mm. REST, GraphQL, WSDL/SOAP ja SFTP.

Suuntaa-antava esimerkkihinta yksinkertaiselle integraatiolle

  • Integraation toteuttaminen kahden järjestelmän välille
  • Yksi- tai kaksisuuntainen integraatio kahden järjestelmän välille, joiden rajapinnoista on saatavilla dokumentaatio
  • Määritykset siitä mitä siirretään, minne siirretään (lähde- ja kohdejärjestelmä) ja miten (CSV, XML, API, jne.)
  • Voidaan hyödyntää esimerkiksi jotain datavarastoa tai integraatiopalveluita

Hinta alkaen 3 000 € + alv.

Autamme sinua onnistumaan integraatioprojektissa

Kuten alussa totesimme, integraatio ei ole pelkästään IT-projekti. Projektissa onnistuminen tai epäonnistuminen ei ole yleensä kiinni teknologiasta, vaan tarpeiden määrittelyssä onnistumisesta. Onnistumisen edellytys on siis, että ensin toteutetaan määrittely liiketoiminnan tarpeista käsin, jonka jälkeen vasta voidaan tehdä teknistä määrittelyä.

Helpottaisiko integraatio yrityksesi arkea? Ota yhteyttä, jutellaan lisää!

Lataa ostajan opas

Jätä yhteydenottopyyntö

    Käsittelemme tietojasi tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.